Làm thế nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

Muốn tổ chức được một sư thành công, bước đầu tiên mà ai cũng phải làm chính là xây dựng một kế hoạch hoàn hảo.Yếu tố quan trọng ảnh hưởng  thành công hay thất bại của sự kiện có thể nói đó chính là bản kế hoạch



Nếu kế hoạch của bạn được xây dựng tốt thì khả năng thành công của sự kiện đã là 70%Kinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Mục đích của sự kiện: Gây ấn tượng với khách hàng.


2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?


Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Bởi vậy  mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng.


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lập chương trình tổ chức sự kiện


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Leave a Reply